Urbán Andrea, elektronikus zenei szervező írása
Sokszor láttunk már olyan bulit, ahol nem voltak vendégek, vagy azért, mert nem volt érdembeli a promóció, vagy mert nem volt megfelelő a koncepció, vagy nem volt jó a hang vagy éppen a vendéglátás.
Ha úgy döntöttél, hogy belevágsz a partyszervezésbe és még nincs tapasztalatod, akkor nem árt, ha néhány alapvető dologra odafigyelsz, mikor megtervezed az első bulid.
1. Az első lépés a tervezés. Ismerd meg a piacot, térképezd fel a konkurenciát! Tedd fel a kérdést magadnak: tudsz-e olyasmit csinálni, amit még más nem csinál, tehát valamiben különbözik-e majd a te bulid a jelenleg futó klubestek kínálatától?
2. Ha megvan a koncepciód, ki kell választanod a helyszínt és a rendezvény dátumát. Fontos kérdés, hogy a rendezvényedet olyan helyszínre szervezd, ami illeszkedik ahhoz a zenei világhoz, amit szeretnél bemutatni. Például ha techno bulit szervezel, lehet, hogy nem a legszerencsésebb helyszínválasztás egy belvárosi szabadtéri terasz, ahol nem szólal meg rendesen a hang és az általad megcélozni kívánt közönség nem preferálja a helyet.
3. Ha kiválasztottuk a legmegfelelőbb helyszínt, meg kell határozzuk a buli dátumát. Ilyenkor érdemes körbekérdezni, hogy ki és milyen hasonló jellegű bulit szervez a városban, hiszen egy új buli híre mindig nehezebben jut el a közönséghez, így, ha az adott dátumon már tudható, hogy néhány befutott klubest is lesz, nem árt átgondolni az időpontot.
4. Ha már körbenézünk a piacon, érdemes azt is megnézni, hogy a konkurens események milyen belépőárakat kínálnak. Fontos, hogy legyen értéke annak, amit csinálunk, de például egy hazai line upot felvonultató bulit ne kínáljunk túl magas áron, ugyanakkor ingyen se adjuk, hiszen ezzel a saját brandünket, bulinkat értékeljük alul.
5. Ha ezen a lépésen is túl vagyunk, akkor itt az ideje, hogy arra koncentráljunk, hogyan juttatjuk el az infót a közönséghez és hogyan tesszük érdekessé a bulinkat. Érdemes készítenünk egy timingot (a különböző lépések végrehajtásának időpontját jelölő tervezetet), amelyben levezetjük a teendőinket és hozzárendeljük a megfelelő időpontokat.
6. Tervezzük meg a promóciót: hol és milyen eszközükkel fogjuk reklámozni az eseményünket, és mely eszközöket mikor használjuk, illetve milyen budget áll rendelkezésünkre. A promót érdemes elkezdeni legkésőbb egy hónappal a buli előtt, de ha tehetjük, inkább hat hétre tervezzük. Légy kreatív, keress innovatív megoldásokat, legyen ízléses és beazonosítható a grafika, illeszkedjen a trendekhez, de ne legyen sablonos vagy közhelyes! Első körben érdemes egy integrált kampányt indítani, ami azt jelenti, hogy az alábbi eszközöket mindenképpen használjuk: Facebook, PR kampány (megfelelő orgánumokkal vegyük fel a kapcsolatot és adjunk hírt magunkról, mit csinálunk, miért csináljuk, mi a koncepcónk), print (flyer és plakát – terjesztés), hirdetés a megfelelő releváns orgánumoknál. Figyeljünk oda, hogy mind a facebook kampányunk, mind a PR anyagaink legyenek érdekesek, egyediek és jól időzítettek!
Amire a rendezvényen kell odafigyelnünk: legyen megfelelő mennyiségű biztonsági személyzet, akiket a buli előtt eligazítunk. Figyeljünk oda, hogy a vendéglátás is megfelelő legyen, azaz legyen elegendő hűtött ital és italkínálat, udvarias és kedves pultos személyzet. A karszalagunk is legyen egyedi, hátha ezt szívesen elteszik majd az emberek, a beléptetés legyen gyors és hatékony, és az a személy, aki ezt végzi, legyen jól informált, hogy az esetleges kérdésekre válaszolni tudjon.
A fellépőinket kezeljük legalább olyan fontos vendégként, mint a közönségünket, hiszen ha ők jól érzik magukat, a közönség is élvezni fogja a bulit.
S végül de nem utolsó sorban, győződjünk meg arról, hogy tökéletesen és jó hangerővel szólal majd meg a zene és minden DJ számára rendelkezésre áll a megfelelő technika.
7. Az esemény előtt egy héttel üljünk le és gondoljuk át az egész folyamatot mégegyszer! Minden apró részlet a helyén van-e, nem felejtettünk-e el valamit. Ha mindent jól átgondoltunk és megettünk, akkor egy remek bulinak nézhetünk elébe! Sok sikert!
[A fenti fényképeket Révai Sára készítette a Hairy részére 2013-ban.]
Érdekelnek a zeneipari témájú cikkek? Nem tudod, hogyan növeld a rajongótáborod vagy azt, hogyan építs kontaktlistát? Kattints ide és iratkozz fel ITT az info@zeneiparihivatal.hu címre és minden pénteken küldünk neked egy magyar nyelvű zeneipari cikket, amit a Zeneipari Hivatal kurzusvezetői kizárólag a hírlevelolvasóinknak írnak!
tweet
like
+1